كيف يمكن للذكاء الاصطناعي تحسين إدارة العقود؟

‍

‍

بقلم : الدكتور جاسم حاجي

يلعب استخراج بيانات الذكاء الاصطناعي ضمن نظام تتبع العقود وحل إدارة العقود المخصص دورًا مهمًا محتملاً.

1. مجموعات البيانات الكبيرة

هذا المجال هو حيث يمكن للذكاء الاصطناعي إحداث أكبر تأثير على نظام إدارة العقود. يعد استخدام الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي لفهم البيانات الضخمة أكثر كفاءة بشكل ملحوظ من عمل البشر على نفس المهام.

في هذا السياق، فإن التعلم الآلي بارع في:

• التعرف على الأنماط. يمكن أن يسمح نشر الذكاء الاصطناعي في قدرة "التعلم غير الخاضع للإشراف" بسحب الأنماط والعلاقات غير المرئية سابقًا بين بيانات العقد.

• تحديد الشذوذ. فيما يتعلق بما ورد أعلاه، ما هي البيانات والعلاقات الشاذة من العقود الخاصة بك؟

• التحسين. على سبيل المثال، ما هي البنود الأكثر شيوعًا في عقود عملك التي يتم إعادة التفاوض بشأنها أو الشائعة في عقودك الأعلى قيمة؟ كيف يمكن تغييرها لخدمة الغرض المقصود مع تقليص وقت التوقيع؟

قد يكون لدى البشر شعور غريزي بالمكان الذي يمكن العثور فيه على الأنماط والارتباطات، لكن أجهزة الحاسوب يمكنها استجواب مجموعات البيانات دون أفكار مسبقة وسحب العلاقات الموضوعية.

يمكن أن يكون هذا مفيدًا للغاية للكشف عن الارتباطات والقضايا غير المتوقعة التي تستحق الاستكشاف.

وفي حالة إدارة العقود، يمكن أن يتجلى ذلك في العثور على إنفاق مكرر، والكشف عن النشاط الاحتيالي، ومعرفة الإدارات التي تحقق أقرب ما يكون إلى القيم الأولية لعقودها، أو أي موظفين محددين يستغرقون وقتا أطول لتوقيع العقود.

وبمجرد إنشاء هذه الأنماط ونقاط البيانات، يمكن رصدها بمرور الوقت واتخاذ الخطوات اللازمة لمعالجتها وتحسينها.

2. المهام المتكررة

إدارة العقود هي بطبيعتها عملية متكررة، ولكن ليس بالضرورة أن تكون عملية يدوية.

بمجرد الانتهاء من عملية إدارة العقود المتفق عليها، يمكن أن يساعد استخدام الأتمتة المستندة إلى القواعد في تسريع هذه العملية والتأكد من تطبيقها باستمرار.

على الرغم من عدم وجود "الذكاء الاصطناعي" بشكل صارم في هذه المرحلة، إلا أن هناك مجالا لتعزيز العمليات الآلية باستخدام تطبيقات الذكاء الاصطناعي لتوفير أشياء مثل إثراء البيانات.

بدلًا من الاضطرار إلى ملء تفاصيل الطرف المقابل يدويا على سبيل المثال، يمكن استخدام معلومات الشركة البسيطة عالية المستوى لسحب بيانات أكثر ثراء عن تلك الشركة من مجموعة من مصادر المعلومات عبر الإنترنت.

ما كان يتطلب من الفرد استرداد المعلومات يدويا يمكن الآن تنفيذه تلقائيا في غضون ثوان.

من خلال تطبيق أدوات الذكاء الاصطناعي لاستخراج البيانات على مستندات العقود الواردة، يمكن أتمتة عملية إنشاء سجلات العقود الكاملة وتحسينها بمرور الوقت.

في كثير من الأحيان، تتمتع أدوات استخراج البيانات هذه بالقدرة على "التعلم" عندما تكون على صواب أو خطأ من خلال التعليقات البشرية. ثم يساعد ذلك على تحسين العملية في المستقبل ويجعل من الأسرع بكثير استخراج البيانات مثل التواريخ الرئيسية والالتزامات وأطراف التوقيع.

بمجرد أتمتة ذلك، يمكن ترك الأنظمة لتعمل 24/7، وهو مثالي للشركات العالمية حيث يتم إنشاء العقود عبر مناطق زمنية مختلفة في جميع ساعات النهار والليل.

3. العمل الإداري والموارد المتخصصة

إدارة العقود هي عملية غالبا ما يتم تنفيذها بالكامل تقريبا بواسطة موارد متخصصة. على سبيل المثال، غالبا ما تتم إدارتها مركزيا، نيابة عن شركة، من قبل الفريق القانوني.

يمكن أن تكون نتيجة ذلك في كثير من الأحيان أن المهنيين القانونيين المدربين تدريبًا عاليًا يقضون قدرًا متناسبًا من وقتهم في إجراء عمل غير متخصص، مثل المسؤول الأساسي أو إدخال البيانات.

إذا كانت عملية إدارة العقود في الشركة بدائية فقط، أو لا تحتوي على التكنولوجيا المناسبة، فقد يؤدي ذلك إلى قدر كبير من العمل اليدوي للفرق الداخلية.

يمكن للأتمتة والذكاء الاصطناعي أن تحدث فرقًا يساعد على إدارة الجانب الإداري من العمل بشكل أفضل، مما يحرر المتخصصين لقضاء المزيد من الوقت في تطبيق تدريبهم وخبراتهم.

وفي حالة الشؤون القانونية الداخلية، يمكن أن يشمل ذلك ما يلي:

• الاستخراج التلقائي لمعلومات العقد الرئيسية لإنشاء سجلات مفصلة للعقود

• تسليط الضوء على بنود العقد التي إما تنتهك سياسة الشركة، أو التي تحتوي على صياغة تم تحديدها باستمرار في مفاوضات العقد السابقة

• تحليل الثغرات لتحديد البنود الناقصة التي ينبغي إدراجها

• تفسير مجموعة متنوعة من العوامل حول محتويات العقد والطرف المقابل لتقييم مخاطر العقد تلقائيا

‍